Las asambleas de propiedad horizontal son un evento importante para la toma de decisiones y la participación de los propietarios en Colombia. Sin embargo, para que sean exitosas, es necesario organizarlas de manera efectiva. En este artículo, te brindamos una guía práctica con los pasos esenciales para organizar una asamblea de propiedad horizontal exitosa en Colombia.

Pasos:
 
Comunicación clara y anticipada:
 

La comunicación es clave para el éxito de cualquier evento. Por eso, es importante informar a los propietarios con suficiente antelación (según la ley máximo 15 días antes a la fecha) sobre la fecha, hora de la asamblea y mencionar el proveedor de la asamblea virtual y como y cuando recibirán en link de acceso a la reunión virtual. Utilice un medio formal como el correo electrónico con el objetivo de obtener evidencia del envió de la información. Adjunta la convocatoria para proporcionar detalles sobre los temas a tratar en el orden del día, especifica la forma como pueden presentar el poder de representación y un ejemplo del formato requerido que deben presentar.  Envía los documentos relevantes a la reunión para que los participantes puedan prepararse adecuadamente.

Agenda detallada: 
 

Una agenda bien estructurada ayudará a mantener la reunión enfocada y eficiente. Por eso, es importante desarrollar una agenda clara y detallada que incluya los puntos más relevantes para la comunidad. Priorizar los temas que necesariamente deben tratarse en una asamblea general de propietarios, recuerde que otros temas pueden tratarse en las reuniones de consejo y comité de convivencia. Resumir las presentaciones con los datos más relevantes y estipular un tiempo máximo por presentación de 20 a 30 minutos (Gestión de administración, presentación de estados financieros, dictamen del revisor fiscal y presentación del presupuesto).

Participación:
 

La participación de los propietarios es fundamental para el éxito de una asamblea. Según el reglamento de la propiedad, establecer un reglamento para la asamblea ayudara a ser eficientes con el tiempo, determinando un tiempo máximo de intervención por cada participación, y el número máximo de participaciones del mismo propietario en el mismo punto. Establece normas para el debate respetuoso y promueve la resolución de desacuerdos de manera colaborativa.

Organiza y promueve la participación activa de  los propietarios impulsando la postulaciones en los diferentes comités y consejo de administración si es posible realiza conformación de planchas o preinscripciones previas a la asamblea y utilizar el espacio de asamblea para someter aprobación las postulaciones previas.

Información financiera:
 

Es importante presentar informes financieros claros y comprensibles, detallando ingresos, gastos y reservas. Esto fortalecerá la confianza de los propietarios y facilitará la toma de decisiones informada. Proporciona documentos legibles y en el caso de la presentación del presupuesto, exponer ejemplos del aumento de la cuota según los diferentes porcentajes proyectados suele ser más comprensible para los asambleístas facilitando la concertación.

 
Toma de decisiones efectiva:
 

Facilita una toma de decisiones efectiva. Proporciona información clara sobre cada tema y permite un debate informado antes de cualquier votación. Asegúrate de seguir procedimientos legales y reglamentarios para garantizar la validez de las decisiones tomadas. Utiliza plataformas que garanticen la rigurosidad y transparencia en las votaciones, con opción de realizar votaciones por coeficiente, nominales, opción de respuesta única o múltiple y muestre los resultados en tiempo real. Asegúrate que obtendrás un documento que respalde las votaciones relacionando cada voto con el propietario o apoderado y su coeficiente representado.

Documentación rigurosa:
 

Registra detalladamente los puntos discutidos, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos. Una documentación rigurosa servirá como referencia futura y garantizará la continuidad de las decisiones y acciones acordadas en la asamblea.

Documentos que puedes anexar como respaldo del acta de asamblea.

• Registro de asistencia
• Registro de quorum
• Reporte de votaciones
• Grabación de audio y video.
   

Organizar una asamblea de propiedad horizontal exitosa en Colombia requiere una planificación cuidadosa, una comunicación clara y la participación activa de la comunidad. Siguiendo estos pasos, no solo garantizarás una reunión eficiente, sino que también fortalecerás la cohesión y la prosperidad de tu comunidad.

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