Política de Privacidad del Portal de Proveedores

En Vecindapp queremos que los proveedores de bienes y servicios para copropiedades tengan un lugar donde mostrar lo que hacen y conectar con quienes los necesitan. Para que eso funcione, la información que registras en el Portal de Proveedores tiene que circular: llegar a administradores, consejos, empresas de administración, empresas de vigilancia y otros actores del ecosistema de la propiedad horizontal. Esta política explica, en lenguaje claro, qué datos tratamos, con quién los compartimos, con qué reglas, y cómo puedes ejercer tus derechos.

Esta política complementa la Política de Privacidad general de Vecindapp. Cuando algo no esté regulado aquí, aplica aquella. Cuando las dos digan algo distinto sobre el Portal de Proveedores, prevalece esta.

Quiénes somos

INTUS ALIADO TECNOLÓGICO S.A.S., NIT 901.364.887-6, sociedad colombiana con domicilio en Cali, Valle del Cauca. Vecindapp es nuestra marca comercial y el Portal de Proveedores es uno de sus módulos.

Tratamos datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y a las demás normas colombianas aplicables.

A quién aplica esta política

Aplica a toda persona natural cuyos datos ingresen al Portal de Proveedores, en cualquiera de estas calidades:

• Proveedor persona natural: independientes, profesionales y contratistas que se registran a nombre propio (por ejemplo, un plomero, una contadora, un abogado, un jardinero).
• Representantes y contactos de proveedores persona jurídica: representante legal, gerente comercial, asesores, técnicos u otras personas que la empresa registra como puntos de contacto o como su equipo.
• Usuarios de la cuenta del proveedor: personas a quienes el proveedor da acceso para administrar su perfil, responder cotizaciones o atender solicitudes.
• Personas que califican o reseñan a un proveedor: administradores, miembros de consejo o usuarios autorizados de una copropiedad que dejan una calificación o comentario.

La información de la empresa como tal (razón social, NIT, objeto social, catálogo, portafolio, precios) no es dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, pero la tratamos con las mismas reglas de esta política y con lo que dispongan los Términos y Condiciones del Portal de Proveedores.

Si registras datos de otras personas (tus empleados, tus socios, tus contactos), declaras que estás autorizado para hacerlo y que les has informado sobre esta política. Tú respondes ante ellas por esa autorización.

Nuestro rol y el rol de quienes reciben tu información

Esta distinción es la más importante de toda la política.

En cualquier caso, si nos escribes, recibimos tu solicitud, la tramitamos y te respondemos. Si el asunto le corresponde a un tercero que recibió tu información, te lo indicamos, la trasladamos y te informamos; nunca te devolvemos la solicitud sin darle curso.

Qué datos tratamos

Recogemos lo necesario para que tu perfil sea útil y confiable. Según el caso, esto puede incluir:

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, NIT, razón social, RUT, certificado de existencia y representación legal, y datos del representante legal.
• Datos de contacto: correo, teléfono, WhatsApp, dirección física, sitio web y redes sociales.
• Perfil comercial: descripción del negocio, categorías de productos o servicios, cobertura geográfica, portafolio, catálogo, precios o rangos de precios, horarios, fotografías, videos y material promocional.
• Marca e imagen: nombre comercial, logotipo, eslogan y demás signos distintivos que subas al perfil.
• Documentos de verificación y cumplimiento: certificaciones, licencias, pólizas, planilla de seguridad social, antecedentes y otros soportes que decidas cargar o que una copropiedad te solicite a través del portal.
• Datos de tu equipo: nombre, cargo, contacto y, cuando aplique, documento de identidad y foto de las personas que designes para atender a las copropiedades o para ingresar a ellas.
• Interacciones en el portal: solicitudes de cotización, cotizaciones enviadas, mensajes, propuestas, contrataciones registradas, órdenes, facturas y comprobantes que gestiones a través del portal.
• Calificaciones y reseñas: puntajes, comentarios, respuestas y cualquier reconocimiento o insignia que el portal otorgue con base en tu actividad.
• Datos técnicos de conexión: dirección IP, dispositivo, navegador y registros de acceso, necesarios para la seguridad de la cuenta.
• Datos de facturación: cuando contratas planes o servicios pagos del portal o cuando Intus te contrata directamente.

Tú decides qué tan completo es tu perfil. Marcamos como obligatorio solo lo indispensable para publicarlo y verificarlo; lo demás es opcional y, si no lo entregas, simplemente no se muestra.

Para qué usamos tu información

Al registrarte en el Portal de Proveedores nos autorizas a tratar tu información para las siguientes finalidades:

Promoción de tu marca y conexión comercial

• Publicar tu perfil en el directorio de proveedores, visible para los usuarios autenticados de Vecindapp descritos en la sección siguiente.
• Mostrar tu perfil en búsquedas, filtros por categoría, ciudad o cobertura, recomendaciones y listados destacados dentro de la plataforma.
• Permitir que las copropiedades y demás usuarios autorizados te contacten, te pidan cotizaciones y te contraten.
• Incluirte en comunicaciones que Vecindapp envía a administradores y copropiedades presentando proveedores por categoría, por ciudad o por necesidad detectada (por ejemplo, un boletín de proveedores de mantenimiento de ascensores).
• Mostrar tu marca, logotipo y material promocional en la plataforma, en Vecimarket y en las comunicaciones anteriores, siempre asociados a tu perfil y a tu oferta.

Relación comercial directa con Intus

• Contactarte para contratar, adquirir o generar cualquier relación comercial con tus productos o servicios, ya sea para uso de Intus, de Vecindapp o para integrarlos a nuestra oferta (alianzas, reventa, paquetes, referidos u otros esquemas que acordemos contigo por separado).
• Evaluar tu perfil como posible aliado, proveedor o socio comercial de Intus.

Operación, confianza y calidad del portal

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad y la de tu empresa, y validar los documentos que cargues.
• Gestionar las calificaciones, reseñas, respuestas y reconocimientos asociados a tu perfil.
• Gestionar cotizaciones, contrataciones, órdenes, pagos y comprobantes que se tramiten a través del portal.
• Prestar soporte, atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, y medir la satisfacción con el servicio.
• Enviarte avisos operativos del portal, como cambios funcionales, mantenimientos, solicitudes recibidas o vencimiento de documentos.
• Enviarte información comercial sobre Vecindapp, Vecimarket, planes del portal y servicios relacionados, siempre con la opción de darte de baja.
• Producir estadísticas e informes agregados y anonimizados sobre la oferta de proveedores (por ejemplo, cuántos proveedores de aseo hay en una ciudad) para mejorar el servicio o compartirlos con el ecosistema.
• Prevenir fraude, suplantación y usos indebidos de la plataforma, y mantenerla segura y disponible.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Si alguna vez quisiéramos usar tu información para una finalidad distinta a las anteriores, te lo diremos y te pediremos una nueva autorización.

Con quién compartimos tu información y con qué reglas

Esta es la diferencia central entre el Portal de Proveedores y el resto de Vecindapp. En el resto de la plataforma la regla es no compartir. Aquí la regla es compartir para que te encuentren, pero con límites claros.

A quién se la compartimos

Nos autorizas a compartir la información de tu perfil comercial con las siguientes categorías de destinatarios, todos ellos usuarios registrados de Vecindapp o aliados vinculados contractualmente con Intus:

• Copropiedades (conjuntos, edificios, centros comerciales, parques industriales y demás inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal), a través de sus administradores, consejos de administración, comités y demás órganos o personas autorizadas en la plataforma.
• Empresas de administración de propiedad horizontal.
• Empresas de vigilancia y seguridad privada que prestan servicios a copropiedades.
• Otros proveedores registrados en el portal, cuando la funcionalidad lo permita (por ejemplo, para subcontratación o alianzas).
• Aliados de Intus vinculados con la gestión de copropiedades: aseguradoras, entidades financieras, plataformas de pago, empresas de servicios públicos, gremios y asociaciones del sector, y otros aliados con quienes Intus tenga acuerdos para promover proveedores del portal.
• Personas naturales usuarias de Vecindapp (propietarios y residentes), únicamente respecto de la información que tú marques como visible para ellas o cuando publiques ofertas en Vecimarket.

Qué compartimos

Solo la información que conforma tu perfil comercial público dentro del portal: identificación de la empresa o del proveedor, contacto comercial, perfil, marca, portafolio, cobertura, reseñas y reconocimientos. Los documentos de verificación y cumplimiento (RUT, certificados, pólizas, planillas, antecedentes) no forman parte del perfil público: solo se muestran a la copropiedad o empresa que los solicite en el marco de una cotización o contratación concreta y tú puedes ver quién los consultó.

Cómo lo compartimos: de forma legítima, moderada y responsable

• Legítima: compartimos tu información únicamente para las finalidades de esta política. Quien la recibe se obliga, en los términos de uso de Vecindapp, a usarla solo para evaluar, contactar o contratar tus productos o servicios.
• Moderada: tu perfil se consulta dentro de la plataforma, por usuarios autenticados. No publicamos tu información en internet abierto ni permitimos que sea indexada por buscadores, salvo que tú lo actives expresamente. No entregamos bases de datos masivas de proveedores a terceros ni habilitamos descargas en bloque del directorio.
• Responsable: no vendemos, arrendamos ni cedemos tu información a terceros con fines distintos a los de esta política. Registramos quién accede a tus documentos de verificación. Si detectamos que un usuario usa la información de proveedores para spam, competencia desleal, fraude o cualquier fin ajeno al portal, suspendemos su acceso.

Lo que no podemos controlar

Una vez una copropiedad o empresa te contacta y guarda tus datos en sus propios sistemas, esa información queda bajo su responsabilidad. Si desactivas tu perfil o revocas tu autorización, dejamos de mostrarlo y de compartirlo, pero no podemos borrar lo que ya recibieron. Para eso deberás dirigirte a ellas directamente; si nos lo pides, te ayudamos a identificar quién consultó tus documentos.

Calificaciones y reseñas

El portal permite que las copropiedades y demás usuarios autorizados califiquen y reseñen a los proveedores con los que han interactuado. Al registrarte aceptas que estas calificaciones y reseñas se publiquen en tu perfil bajo estas reglas:

• Solo pueden calificar usuarios autenticados que hayan tenido una interacción registrada contigo en el portal (cotización, contratación o contacto), o que la copropiedad acredite como cliente tuyo.
• Las reseñas son opiniones de quien las escribe. Vecindapp actúa como intermediario neutral: no las redacta, no las edita en su contenido y no garantiza su exactitud.
• Tienes derecho de réplica. Puedes responder públicamente a cualquier reseña desde tu perfil y tu respuesta se muestra junto a ella.
• Puedes reportar reseñas que consideres falsas, ofensivas, que revelen datos personales de terceros, que contengan lenguaje discriminatorio o que no correspondan a una interacción real. Las revisamos y, si incumplen las reglas de la comunidad, las retiramos o las ocultamos. No retiramos una reseña solo porque sea negativa.
• Quien escribe una reseña es responsable de su contenido. Su nombre o el de su copropiedad puede mostrarse junto a la reseña, según la configuración que elija.
• Los puntajes agregados (promedio, número de reseñas, insignias) se calculan automáticamente y forman parte de tu perfil público.

Datos sensibles y menores de edad

El Portal de Proveedores no está diseñado para tratar datos sensibles y no te los pedimos de forma ordinaria. Algunos documentos de verificación (por ejemplo, certificados de antecedentes o exámenes médicos ocupacionales exigidos por una copropiedad) pueden contener información de este tipo; si eso ocurre, te lo advertiremos de manera expresa, te informaremos que no estás obligado a entregarla y pediremos tu consentimiento por separado. Esos documentos nunca forman parte del perfil público.

El portal no está dirigido a menores de edad. No registres datos de menores en tu perfil ni en tu equipo.

Autorización

Al marcar la casilla de aceptación en el registro, o al continuar usando el portal después de una actualización de esta política, otorgas la siguiente autorización:

Autorizo de manera previa, expresa e informada a INTUS ALIADO TECNOLÓGICO S.A.S. (Vecindapp) para tratar la información que registro en el Portal de Proveedores con las finalidades descritas en su Política de Privacidad del Portal de Proveedores, en especial para: (i) publicar mi perfil comercial, marca y portafolio en el directorio de proveedores y en las comunicaciones de Vecindapp dirigidas a copropiedades y al ecosistema de la propiedad horizontal; (ii) compartir esa información, de forma legítima, moderada y responsable, con copropiedades, empresas de administración, empresas de vigilancia, otros proveedores registrados y aliados de Vecindapp vinculados con la gestión de copropiedades, con el único fin de que puedan conocer, contactar y contratar mis productos o servicios; (iii) publicar en mi perfil las calificaciones y reseñas de los usuarios que hayan interactuado conmigo, con mi derecho de réplica; y (iv) contactarme y usar mi información para que Intus contrate, adquiera o genere directamente cualquier relación comercial conmigo relacionada con mis productos o servicios. Declaro que la información que registro es veraz, que estoy facultado para registrar los datos de las personas de mi equipo y que conozco mis derechos y los canales para ejercerlos.

Esta autorización es facultativa: puedes negarte a otorgarla, pero sin ella no es posible publicar tu perfil en el portal. Conservamos prueba de tu autorización y puedes pedírnosla en cualquier momento.

Tus derechos

Como titular de tus datos personales puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos. Gran parte de esto lo puedes hacer tú mismo desde tu perfil.
• Acceder gratuitamente a la información que tenemos sobre ti.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos y, respecto de tus documentos de verificación, quién los consultó.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando la ley lo permita.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayas agotado el trámite con nosotros.

Estos derechos también pueden ejercerlos tus causahabientes, tu representante o apoderado. Si eres empresa, los derechos sobre datos personales corresponden a las personas naturales cuyos datos registraste (representante legal, contactos, equipo); las solicitudes sobre la información de la empresa se atienden a través del representante legal o de quien acredite estar autorizado.

Cómo ejercer tus derechos

El área encargada de atender estas solicitudes es la Gerencia General de Intus Aliado Tecnológico S.A.S.

Escríbenos a [email protected], llámanos o escríbenos por WhatsApp al +57 601 379 3191, o radica tu solicitud en la Calle 4 Oeste # 24 C Bis 56, Cali.

Para atenderte rápido, incluye tu nombre completo, tu número de documento, el nombre del proveedor o empresa con el que estás registrado, un canal de respuesta y una descripción clara de lo que necesitas.

El acceso a tu información es gratuito y puedes consultarla al menos una vez al mes.

Desactivar tu perfil o revocar la autorización

Puedes pausar o desactivar tu perfil en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta, o pidiéndonoslo por los canales anteriores. Cuando lo hagas:

• Dejamos de mostrar tu perfil en el directorio, en las búsquedas y en las comunicaciones a copropiedades.
• Dejamos de compartir tu información con nuevos destinatarios.
• Conservamos el historial de cotizaciones, contrataciones, facturas y reseñas durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y legales, y mientras exista una obligación o reclamación pendiente.
• Las reseñas que recibiste pueden permanecer visibles para quien las escribió y en el historial de la copropiedad, pero no en un perfil público.
• No podemos eliminar la información que las copropiedades o empresas ya guardaron en sus propios sistemas; te indicamos quiénes fueron para que puedas dirigirte a ellas.

Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y físicas razonables y proporcionales al riesgo para proteger tu información frente a pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado. Todo nuestro personal está sujeto a deberes de confidencialidad que continúan vigentes después de terminada su vinculación.

Estas medidas cubren nuestra infraestructura y nuestros procesos. No alcanzan a los dispositivos, redes ni credenciales de los usuarios: cuida tu contraseña, no la compartas, administra con cuidado los accesos que das a tu equipo y mantén tus equipos actualizados.

Terceros y alojamiento de la información

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores de servicios tecnológicos (alojamiento, correo, mensajería, pagos, analítica) que tratan la información exclusivamente por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Estos encargados no son los destinatarios descritos en la sección "Con quién compartimos tu información".

Por esa razón, tu información puede alojarse en centros de datos ubicados fuera de Colombia, en los Estados Unidos de América. Estas transmisiones internacionales se amparan en los contratos que la ley colombiana exige para ello.

Cookies

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Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos la información de tu perfil mientras tu cuenta esté activa. Cuando la desactivas o la cierras, conservamos la información durante el tiempo necesario para atender reclamaciones y, después, durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y legales aplicables. Cumplidos esos términos, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan. La información anonimizada y las estadísticas agregadas pueden conservarse sin límite de tiempo.